Günde üç ayrı dosya çıkıyor ve ay sonunda hepsini elle birleştiriyorum. Bu adımı da otomatikleştirmenin makul bir yolu var mı?
Muhasebe tarafındayım. Bot işini gayet iyi yapıyor, veri geliyor, sorun orada değil. Sorun benim sonrasında yaptığım işte: üç ayrı plandan çıkan üç dosyayı ay sonunda tek tabloda birleştirip yönetime sunuyorum. Üç plan farklı bölgeleri tarıyor, o yüzden ayrı ayrı çalışıyorlar. Bu birleştirme işi ayda yaklaşık yarım günümü alıyor. Kopyala yapıştır yaparken bir kez sütun kaydırdım ve rapor yanlış çıktı, fark etmem iki gün sürdü. Artık bu adıma güvenmiyorum. Denediklerim Dosyaları tek klasörde topladım, yine elle açıp yapıştırıyorum. Sütun sıralarını sabitledim, bu biraz işe yaradı. Formülle bağlamayı denedim ama dosya adları her gün değiştiği için kırılıyor. Kod yazmayı bilmiyorum, çok karmaşık bir çözüm de istemiyorum. Bu işi düzenli hale getirmiş olanlar nasıl yapıyor? İdeal olarak ay sonunda tek bir dosyayı açıp yenile demek, gerisini hiç görmemek istiyorum. Kalıcı bir düzen kurulacaksa bir kereye mahsus zaman ayırmaya razıyım; her ay yarım gün kaybetmektense bir gün oturup kurmayı tercih ederim. Muhasebede en tehlikeli şey sessizce yanlış çıkan rapordur, onu bir kez yaşadım yeter.
İlk yapmanız gereken dosya adlarını sabitlemek. Formülünüz onun için kırılıyor. Panelde çıktı dosyası adını kalıba bağlayabiliyorsunuz; kapsam ve tarih içeren sabit bir kalıp seçin, her gün aynı yapıda dosya üretsin. Ondan sonrası kolay. Excel’in kendi klasörden veri alma özelliği, bir klasördeki tüm dosyaları tek tabloda toplayabiliyor. Kod yazmanız gerekmiyor, yalnızca klasörü gösteriyorsunuz. Yeni dosya düştükçe tabloyu yenilemek yetiyor; bir kez kurunca aylarca dokunmadım. Kaan beyin önerisi doğru yol. Ürün tarafında bu akışı kolaylaştıran iki ayar var, ikisini birlikte kullanmanızı öneririz. Çıktı klasörü: her plan için ayrı klasör yerine tek bir arşiv klasörü seçin. Üç planın çıktısı aynı yere düşsün. Dosya adı kalıbı: panelde plan ayarlarından "plan adı + tarih" kalıbını seçin. Böylece dosya adları öngörülebilir olur ve dış bağlantılar kırılmaz. Sütun şablonu: üç planda da aynı alan sırasını kullanın. Farklı sıralı şablonlar birleştirmede en sık kırılma nedenidir. CSV tercih edin: birleştirme yapacaksanız CSV, Excel dosyasına göre daha az sorun çıkarır. Bir kez kurun, bir daha dokunmayın Bu dört ayar tamamlandıktan sonra ay sonu işiniz klasörü göstermek ve tabloyu yenilemekten ibaret kalır. Kurulum yaklaşık yarım saat sürer. Biz de aynı yolu izledik ama bir noktada takıldık, önceden bilseydiniz iyi olurdu: planlardan birinin şablonuna sonradan yeni bir alan ekledim ve o günden sonraki dosyalar farklı sütun sayısıyla düştü. Birleşik tablo sessizce bozuldu, kimse fark etmedi. Şimdi kuralımız şu: şablona alan eklenecekse üç planda birden ekleniyor, tek başına değişiklik yok. Küçük bir disiplin ama tabloyu ayakta tutan şey bu. Dosya adı kalıbını ve tek arşiv klasörünü ayarladım, üç planın sütun sırasını da eşitledim. Klasörden veri alma özelliğini de kurdum, ilk denemede tablo düzgün doldu. Üç ayın dosyasını geriye dönük ekledim, sıralama hiç bozulmadı. Bir sorum var: geçmiş aylara ait eski dosyaları da aynı klasöre atarsam tablo şişer mi? Ay bazında ayırmam mı gerekir, yoksa hepsi tek klasörde dursun mu? Hepsini tek klasörde tutabilirsiniz, dosya adında tarih olduğu için tabloda tarihe göre filtreleyebilirsiniz. Ayrı klasör açmak yalnızca dosya sayısı çok büyüdüğünde, yani yenileme süresi rahatsız edici hale geldiğinde anlamlı olur. Pratik ölçüt: yenileme bir dakikanın altında sürüyorsa hiç dokunmayın. Uzamaya başlarsa geçmiş yılı ayrı bir arşiv klasörüne alın, cari yıl aktif klasörde kalsın; dosyaları silmenize gerek yok, sadece yolu ayırın. Bir de o klasöre bot çıktısı dışında dosya atmayın, oraya düşen tek bir not dosyası bile birleştirmeyi kırar.